За електронните услуги - Електронен подпис, Електронно банкиране, Електронно администриране

За електронните услуги – Електронно администриране

Миряна Пенкилер

Ето го и краят на темата за електронните услуги. След като споделих важните според мен аспекти на електронното банкиране и електронните подписи, сега идва ред на електронно администриране. Какво трябва да означава това? За мен това е възможността да се справяме с документооборота във фирмата по-възможно най-електронен път.

 Електронни фактури

Могат да ви спасят живота, да ви помогнат да се преродите, да приемете, че писането на фактури може и да не е чак толкова досадно. С оглед на гореизложеното е лесно да се направи извода, че не обичам да пиша фактури на ръка. Факт – правя грешки, пиша грозно, случва се да пропусна някоя бланка или да не сложа правилния брой листи на химизираните копия. Когато издавам и следва да пратя по електронната поща – се налага и да сканирам. Всеки път се пишат всички данни на получателя, а ако не се ползват кочани с въведени фирмени данни на доставчика – се налага да се пишат и те.

Какво ни дават електронните фактури?

  • Имаме възможност да въведем данни за неограничен брой получатели, като по този начин избягваме безкрайното писане на едно и също. Ако фирмата ни работи с определена номенклатура – тя може да бъде въведена (с или без единични цени), и при съставяне на фактура просто да се избира (а не изписва). Така може предварително да се уточни със счетоводителката какво пишем и не пишем във фактурите. Има възможност за печат на оригинали и копия, както и за извеждане и съхранение на документите в различни формати. При нужда може да се съхрани като файл във формат PDF например и дори директно да се изпрати на получателя.
  • Има различни опции за дооформяне на електронните фактури. Ако разполагаме с електронен подпис – можем да ги заверяваме с него. Съществуват онлайн платформи, които дават възможност за съставяне, заверяване и разпращане на електронни фактури до много получатели. Цената на услугата е пакетна и е базирана на броя издадени фактури. Можем както да използваме програмен продукт или онлайн система, така и да си направим заготовки в текстови или табличен редактор. Вече не е нужна заверка с фирмен печат на фактурите, затова и електронното им разпространение е по-лесно.
 Електронни документи

Това могат да бъдат заявления, жалби, декларации, ценови или продуктови предложения и т.н. Когато създаваме/попълване подобен документ в текстови редактор, след това можем както да го конвертираме в формат PDF (за избягване манипулиране на данните от файла; има и безплатни софтуерни приложения за тази цел) и/или да го подписваме с електронен подпис. Повечето държавни институции, органи на областната и местната власт и различни обслужващи бизнеса структури вече приемат документи по електронен път. Важното е те да бъдат заверени с електронен подпис. Също така след изпращането ще получим и входящ номер – точно както си е по реда на обичайния документооборот.

Вече е нормално да се изпращат в електронен вариант рекламни и разяснителни материали за продуктите/услугите на дадена фирма, както и да се води комуникация изцяло по електронната поща. Всичко е въпрос на лично виждане и преценка кое би сработило най-добре за моето начинание. Като пример ще дам нашия семеен бизнес – ако попитате баща ми – ако не може да го пипне, то писмото не е реално и няма стойност. Докато аз бих ви казала, че не виждам как бих се справила с работата си без верните си сподвижници компютъра ми и интернет.