Ето го и краят на темата за електронните услуги. След като споделих важните според мен аспекти на електронното банкиране и електронните подписи, сега идва ред на електронно администриране. Какво трябва да означава това? За мен това е възможността да се справяме с документооборота във фирмата по-възможно най-електронен път.
Електронни фактури
Могат да ви спасят живота, да ви помогнат да се преродите, да приемете, че писането на фактури може и да не е чак толкова досадно. С оглед на гореизложеното е лесно да се направи извода, че не обичам да пиша фактури на ръка. Факт – правя грешки, пиша грозно, случва се да пропусна някоя бланка или да не сложа правилния брой листи на химизираните копия. Когато издавам и следва да пратя по електронната поща – се налага и да сканирам. Всеки път се пишат всички данни на получателя, а ако не се ползват кочани с въведени фирмени данни на доставчика – се налага да се пишат и те.
Какво ни дават електронните фактури?
Електронни документи
Това могат да бъдат заявления, жалби, декларации, ценови или продуктови предложения и т.н. Когато създаваме/попълване подобен документ в текстови редактор, след това можем както да го конвертираме в формат PDF (за избягване манипулиране на данните от файла; има и безплатни софтуерни приложения за тази цел) и/или да го подписваме с електронен подпис. Повечето държавни институции, органи на областната и местната власт и различни обслужващи бизнеса структури вече приемат документи по електронен път. Важното е те да бъдат заверени с електронен подпис. Също така след изпращането ще получим и входящ номер – точно както си е по реда на обичайния документооборот.
Вече е нормално да се изпращат в електронен вариант рекламни и разяснителни материали за продуктите/услугите на дадена фирма, както и да се води комуникация изцяло по електронната поща. Всичко е въпрос на лично виждане и преценка кое би сработило най-добре за моето начинание. Като пример ще дам нашия семеен бизнес – ако попитате баща ми – ако не може да го пипне, то писмото не е реално и няма стойност. Докато аз бих ви казала, че не виждам как бих се справила с работата си без верните си сподвижници компютъра ми и интернет.